Nunca vas a encontrar tiempo para nada. Si quieres tener tiempo debes reservarlo.
Charles Buxton
Tengo tanto tiempo escuchando sobre la productividad y los beneficios que aporta a nuestra vida personal y profesional.
Quiero compartir contigo esta etapa de mi vida en la que, por fin, después de tanto leer sobre el tema, ver cómo me exigían ser más productiva y por consiguiente empezar a exigir productividad a los miembros de mi equipo y a mi entorno. Ahora es cuando afortunadamente, vengo a comprender en qué consiste la productividad y cómo todo siempre ha tenido que ver conmigo como individuo y no con el entorno al momento de dar respuesta a ciertas actividades y tareas.
En esta lectura te compartiré algunos consejitos súper sencillos, pero que, si los llevamos a la práctica de manera consistente, te prometo que verás los frutos de todo tu esfuerzo.
- Productividad personal
- ¿Qué es la productividad?
- Cómo mejorar la productividad
- 1. Reconoce que no puedes con todo y que necesitas ayuda
- 2. Intenta clasificar cuáles son las actividades más importantes en tu vida
- 3. Identifica los pensamientos que llegan a tu mente con respeto a tu productividad
- 4. Díselo a los 4 vientos
- 5. Pon orden y planifica
- 6. Cumple tu promesa planificada
- 7. Evita las distracciones
Productividad personal
Lo primero que debes saber es que los archienemigos de la productividad son la falta de planeación, la procrastinación y la inconsistencia.
Dicho esto, pienso que son los primeros malos hábitos que debes ir pensando sacar de tu vida ahora mismo. ¿Te parece?
Ya tienes tu primera recomendación, elimina los hábitos que no te ayuden a lograr tus metas más importantes. Créeme, te lo agradecerás.
A continuación, vamos a definir 3 conceptos en los que recomiendo te enfoques y cómo se relacionan entre ellos:
La productividad en sentido general, la productividad personal, la productividad laboral y profesional.
Me resulta de sumo interés abordar los conceptos desde su definición, ya que estos nos permiten tener una idea clara para poder entender el contexto general. No se puede construir una casa sin un pilar que la soporte, ¿No es así?
¿Qué es la productividad?
Básicamente la productividad es la capacidad de desarrollar tareas en determinado tiempo y con cierta cantidad de recursos asignados.
Productividad personal
Antes de abordar el concepto de productividad personal es importante que sepas el significado de ser productivo.
Ser productivo es saber organizar tus responsabilidades y tener la disciplina para seguir lo establecido.
¿Importancia de esto? Cuando cambias el enfoque de tu trabajo a esta nueva visión de lo que implica ser productivo, se vuelve mucho más fácil ver oportunidades para mejorar tu desempeño tanto en tu rutina personal como en tu carrera.
Por lo cual, la productividad personal es la eficiencia constante con la que se pueden completar tareas importantes para una persona. No sé si leíste que las tareas deben ser importantes para las personas. De no ser importante para ti, esto se convierte en una pérdida de tiempo, atender las tareas y actividades que menos importan.
Steven Covey citó en su libro los 7 hábitos de las personas altamente efectivas, que las cosas que más importan no deben estar a merced de las cosas que importan menos. Y las cosas importantes se planifican.
Productividad laboral y profesional
Ahora bien, dada la importancia que le des a tu vida laboral y a tu desarrollo profesional, en esa medida serán los frutos del esfuerzo para la consecución de tus metas propuestas.
Si para ti crecer en ello es lo más importante y haces siempre lo que mejor puedes. Ve comprando el vinito para celebrar. De lo contrario te recomiendo que te tomes un momento y pienses bien sobre aquello que es verdaderamente importante para ti y reenfoques tu vida.
La productividad laboral y profesional no son más que la relación existente entre la producción obtenida o resultados y la cantidad de trabajo que empleas para lograr los objetivos asociados a tu vida laboral y profesional.
Cómo mejorar la productividad
¿Y qué sucede con estos términos que acabamos de definir?
Sucede que es muy bonito definirlo y que se nos hace muy fácil entender en qué consisten, pero también pasa, que en ocasiones sentimos que esa tan aclamada capacidad de producción y la producción no se encuentran en armonía. Y cuando esto se da, entran en acción todos estos factores: Estrés, ansiedad, síndrome del impostor, depresión, dolores musculares, sensación de que no avanzas, presión de equipo y otros ingredientes más que por seguro has experimentado y afectan tu desempeño emocional y social. Llegas a sentir que no sabes como mejorar la productividad personal.
Tuve la oportunidad de conocer extraordinarias personas que a simple vista tenían todo este tema de la productividad bajo control. Luego dejé de enfocarme en como los demás lo hacían y empecé a tomar medidas. Y ahí, en ese preciso momento pude decir Eureka. Luego pasó el tiempo y en vez de preocuparme por productividad, empecé a ocuparme de mi productividad.
Y esta es mi segunda recomendación que te comparto; No te compares con los demás, cada cual hace lo mejor que pueda con lo que pueda. Ocúpate de tu productividad, no te preocupes por ella.
Este artículo fue investigado y escrito con mucho amor para ti. Si te gusta el contenido, no dudes en apoyarme.
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He llegado a la conclusión que simplemente hay personas que necesitamos prestar un poco más de atención a ciertos aspectos. Que definitivamente no todos tenemos las mismas competencias. Y debemos entender que a lo mejor algo le funciona a alguien y a otra persona no.
Yo te compartiré lo que me está funcionando y es básicamente una combinación de todas las cosas que he ido enfrentando y poco a poco me fui ocupando de ellas.
Esto aplica para la vida personal, laboral y profesional.
Obviamente no las puedo desvincular ya que forman parte de los roles más importantes en mi vida. Soy humana, miembro de una gran familia, esposa, amiga, empleada, líder, estudiante. Y urge en mí la necesidad de tener todos mis roles bien atendidos de manera efectiva y productiva sin morir en el intento.
Aquí vamos:
1. Reconoce que no puedes con todo y que necesitas ayuda
Este es el primer paso para todo cambio, admitir y reconocer.
Por mi parte, le puedes decir adiós al multitasking o a las multitareas. Aunque muchas empresas lo pidan a gritos y la sociedad lo hagan ver como que es algo extraordinario, a mí no me parece tan espectacular. ¿Por qué no me parece espectacular? Sencillo, entendí que no puedo con todo y le di el valor a mi salud mental y física que andaba buscando por muchos años.
2. Intenta clasificar cuáles son las actividades más importantes en tu vida
Procura ser súper crítico con esta lista. Ya que todo no cabe.
Cuidado con abusar de los objetivos y las metas de aquellas cosas importantes en tu vida.
Hay objetivos que en ciertas épocas discrepan de nuestra realidad actual.
Personalmente pienso que hacer ejercicios, ser saludable, ser excepcional en el trabajo, estudiar, cuidar a los niños, ser socialmente activos, ir a las reuniones de la comunidad y pensar que todo ello será excelente, me parece una misión imposible y un simple postulado de buenas intenciones para contigo y todos tus roles.
Recomiendo dosificar nuestra lista de deseos y convertirlas en objetivos reales durante el año. Así evitamos el ponernos muchas tareas y sentir que no avanzamos.
Encuentra un balance en la administración de tu vida.
Y como dijo el consultor y experto en productividad David Allen; Puedes hacer de todo, pero No Todo.
3. Identifica los pensamientos que llegan a tu mente con respeto a tu productividad
Siéntate con calma, si quieres con una taza o copa de tu bebida preferida e intenta listar esos pensamientos.
Probamente salgan cosas como:
El reporte tal me tomó más tiempo del requerido y no pude hacer otra tarea
Recomiendo: Antes de emprender una tarea nueva analiza el tiempo que te toma hacerla y dependiendo de lo importante que sea, desplaza las demás tareas a otra hora del día, delega o pásala para mañana, total la agenda siempre tendrá un día más. Lo importante es que puedas terminar tu día en paz.
Si es una tarea que alguien te ha pedido, con todo respeto déjale saber de qué tiempo dispones para hacer esa tarea y comenta tus requerimientos.
Dependiendo que tan importante sea para ti la persona que te haya pedido esta tarea, será tu tiempo de respuesta. Si tu líder inmediato es importante para ti, pues automáticamente esto que es importante para tu líder, ahora lo será para ti.
Y si tu líder es tan importante para ti como dices, entiendo que tienes la suficiente confianza para aclarar sus expectativas sobre tu capacidad y tiempo de respuesta. Especialmente si ya tienes una agenda bien cargada de pendientes para la semana.
Ojo, todo esto es aplicable si estás haciendo lo mejor que puedas de manera genuina. Lo digo porque si tomaste café, charlas con los demás, respondiste todas las notificaciones de tus redes sociales y te distraes con cualquier cosa, pues aquí hay un problema.
En ese sentido necesitas otro contenido que probablemente llamaré cómo enfocarse en el trabajo para ser productivo. Aquí ya es un tema de responsabilidad personal.
Otro ejemplo de pensamiento sería: No logro hacer nada de lo que había en mi agenda
Siempre hay muchas cosas por hacer. Ya sea en la casa, en el trabajo, en la vida, etc.
Recomiendo antes de poner en agenda, hacer una lista separada por roles y colocar debajo las actividades que decidas hacer.
Algo como:
Casa:
- Pintar la pared del fondo
- Cambiar la puerta delantera
- Ayudar a la niña con el proyecto final de la escuela
Personal:
- Sacarme la muela
- Ir al peluquero
Trabajo:
- Planear evento corporativo
- Organizar mudanza de oficina
- Organizar visita de los propietarios
Profesional:
- Entregar proyecto final
- Hacer presentación de proyecto
Una vez que tienes todo a golpe de vista, procedes a darle fecha de ejecución con sus respectivas etapas. Probablemente el evento corporativo sea algo que tengas 3 meses para organizar, entonces puedes dosificar las tareas por etapa hasta el día que llegue mientras vas avanzando con otras que son un poco más próximas.
No te olvides de usar la agenda, planificar o cualquier lugar para escribir.
Yo sé que hay personas que pueden organizarse ya sea en Google Calendar, Trello, To do, o cualquier otra herramienta digital de planificación o administración de proyectos.
Yo es que personalmente amo ver al final del día las tareas tachadas manualmente después de haberlas realizado. Me siento tan feliz.
Lo importante es que te apoderes de esos pensamientos que te paralizan o no te hacen feliz, analizarlos y ocuparte de ellos. Siempre hay una salida.
4. Díselo a los 4 vientos
Una vez hayas tomado la decisión de ser una persona productiva, no te lo guardes para ti. Coméntale a las personas más cercanas que te motivaste a darle un giro a tu forma de ver y hacer las cosas. Pídele un poco de paciencia y empatía mientras te adaptas a tu nueva forma de trabajar y hacer las cosas.
Aprende a decir NO, pedir ayuda y a delegar, si tienes la oportunidad.
5. Pon orden y planifica
Ya tienes tu lista de tareas, calendario, agenda o planificador, ahora vamos a darle fecha a cada una en orden de importancia.
Recomendaciones antes de ver los pasos de la planeación
- Planifica tu semana cada inicio de semana
- Tomate de 20 a 30 minutos para planear
- Busca un lugar tranquilo y relajado
Pasos de la planeación
1. Escribe los roles más importantes que desempeñas en tu vida
- Los roles siempre representan tus relaciones claves y te ayudaran a tener el enfoque correcto.
2. Elige las rocas grandes. (Proyectos importantes)
- Son las actividades y proyectos más importantes para ti.
- Pregúntate: ¿Qué es lo más importante que puedo hacer en este rol esta semana que hará una gran diferencia en mi vida?
- Por ejemplo, ayudar a tus hijos, terminar un proyecto o participar en un curso que te ayudará en algún aspecto.
- Con este enfoque estarás atendiendo las actividades del cuadrante 2 para que no sean desplazadas por lo urgente.
3. Programar la semana con las de rocas grandes primero
- Bloquea el tiempo ahora en tu agenda antes de que la semana se llene con otras actividades.
- Luego programa tus otras actividades alrededor de las rocas grandes
El objetivo de esta forma de planificar es que no se te escapen las cosas extremadamente importantes para ti.
Te invito a ver este video de 6 minutos sobre la planificación semanal.
6. Cumple tu promesa planificada
No importa si trabajas, estudias y trabajas, tienes hijos y estudias, tienes hijos, estudias, trabajas y brincas y saltas, siempre se puede ser productivo en todos nuestros roles. Lo importante es tener bien definido cuales son estos roles y objetivos personales o profesionales que nos hemos propuesto de acuerdo a la importancia que le demos en nuestras vidas.
Una vez que planificas debes monitorear el cumplimiento de todo. Tacha, marca o desplaza. Cuando me refiero a desplazar no digo que procrastines, lo que quiero decir es que debes tener el control de eso que estás desplazando y cuáles son los fundamentos que te motivan a hacer ese cambio de hora o fecha de esa tarea. Debes estar consciente de cada movimiento que haces. Son tus objetivos, tú lo planificas, tú los controlas, tú los logras.
Pide tu formato de planificación gratis aquí.
7. Evita las distracciones
Hagamos un minuto de silencio por las distracciones…No siempre quiero culpar nuestros teléfonos, correos, las trivialidades, chismes, personas que no administran su tiempo y dejan todo para último minuto, el café prolongado y más. Pero si, seré honesta, esas son las peores y matan nuestra productividad y creatividad.
Aprovecha las horas del día a tu favor, inicia esas tareas más importantes en los horarios que te favorezcan.
A mí por ejemplo en el trabajo me funcionaba llegar antes que todos para empezar a trabajar proyectos delicados y les di a entender que esos eran mis momentos productivos del día. Me agradó que esto se acogiera y se entendiera ya que era importante para mi.
Compartí con personas muy importantes para mí que les favorecía hacer tareas más delicadas al finalizar el día. Esto no me funcionaba porque yo iba al gimnasio y vivía con mi pareja. En esos años mi pareja y yo nos propusimos tiempo de calidad juntos para la salud de nuestra relación. Actualmente ya estamos casados y agradezco que le hayamos dado prioridad a nuestra relación. Por eso las horas después del trabajo eran sagradas para mi rol familiar.
Pronto estaré escribiendo sobre la importancia de nuestras parejas para nuestro desarrollo profesional.
Retomando las distracciones, desarrolla en ti la capacidad de llevar momento de concentración, esto te ayudará bastante. Programa tu hora de trabajo duro, luego tomate una pausa.
Yo uso la Técnica Pomodoro. Es una herramienta poderosa para la concentración y ayuda a mejorar la administración del tiempo dedicado a una actividad.
Esta técnica consiste en usar un temporizador para dividir el trabajo en bloques de tiempo enfocados, pueden ser 25 minutos separados por un breve descanso, generalmente de cinco minutos.
Aunque las redes te dije que son elementos distractores, te sorprenderás cuando veas que yo lo hacía con YouTube. Con el día a día fui severa conmigo misma. A veces agarraba el teléfono para poner el video en YouTube y me iba por otro lugar, tan pronto me daba cuenta sacudía mi cabeza y me decía ¡basta!, vamos a lo que vinimos.
Te comparto uno de mis favoritos. La idea no es verlos, la idea es concentrarse en los sonidos y hacer las pausas que indican.
Son buenísimos para estudiar también.
Te invito a que te aferres paulatinamente, a modo de hábito, a estos tips sobre cómo ser una persona productiva.
Teniendo en cuenta que un hábito no se construye de la noche a la mañana. Requiere tiempo y esfuerzo la consolidación de estos en tu vida.
Lo importante es empezar hoy, no mañana, es ahora mismo.
Hay un montón de contenido sobre la productividad, causas de la falta de productividad, importancia de la productividad, etc. Esta parte me la salté ya que cada uno tendrá sus motivos por los cuales se le dificulta ser productivo, entiendo que si andas por aquí es que ya identificaste que quieres mejorar tu productividad y te felicito por ello.
Honestamente ser productivo tiene todos los beneficios que quieras tener. Para mí es un tema de prioridades.
Recuerda que todos los aspectos de tu vida deben estar en armonía. No puedes ser productivo en el trabajo y tener una salud desmejorada y tu hogar cayéndose a pedazos.
No, todo puede estar bajo control si te lo propones.
Dale tiempo hasta que te familiarices, estúdialo y saca tus conclusiones.
Me despido con mucho amor y buen humor. Hasta un nuevo contenido.
